Politique de protection des données personnelles

Politique de protection des données personnelles du Lycée international français de Vilnius

 

1-Objectif de la politique

La politique du Lycée international français de Vilnius quant à la collecte, l’usage, la transmission, la gestion et la protection des données personnelles est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Ce règlement garantit aux personnes physiques l’accès, la modification , la restitution et l’effacement de leurs données et oblige les institutions à recueillir et prouver le consentement éclairé des individus, garantir la sécurité de toutes les données collectées, traitées et stockées, et enfin documenter les mesures et les procédures de protection.

 

2-Données collectées et utilisation

 

2-1 Données sur les élèves

 

Le Lycée international français de Vilnius collecte et peut utiliser les données personnelles des élèves (tels que leur nom, date de naissance, photos, scolarité et

dossier médical) aux fins suivantes:

  • Respect de la réglementation (ex : respect de la réglementation des Ministères de l’Education Nationale Lituanienne et Française, de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, )
  • Organisation des cours et publication des résultats des élèves
  • Administration générale (ex : gestion de projets, communication relative au travail ou à l’enseignement, dossiers scolaires)
  • Scolarité (ex : prix, récompenses, certifications, réalisations scolaires, écoles fréquentées)
  • Admission des élèves (ex: nouvelle admission, retrait/annulation)
  • Communication avec les parents ou représentants légaux
  • Voyages scolaires (ex: organisation, logistique, besoins médicaux, besoins

alimentaires, inscription)

  • Enregistrement pour les Activités Extra-Scolaires
  • Besoins médicaux (ex : allergies)
  • Assurances
  • Transmission d’informations aux écoles tierces demandeuses dans le cadre de leurs démarches d’admission
  • Enregistrer et diffuser l’image et la voix des élèves (nom, photos, films) uniquement à des fins non commerciales, incluant :
    • Usages internes: livrets scolaires, brochures, affiches, photos de classes et assimilés, livres de l’année, Newsletters destinées aux parents, blogs de classe, projets pédagogiques, trombinoscopes, cartes de vœux, téléviseurs de l‘établissement;
    • Usages externes: site internet et réseaux sociaux de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, site internet et réseaux sociaux du Lycée (Facebook, Youtube), documents de présentation du Lycée, dans le cadre de l’activité périscolaire « Emission télé du LIFV» sur le compte Youtube du LIFV .

L’enregistrement de l’image et la voix des élèves peut être effectué lors des événements suivants :

  • Fêtes du lycée (1er Septembre, Assemblée Générale de l’APELIFV, Halloween, fête de Noel, fête de fin d’année, journée des talents, semaine des arts, Mardi Gras, St Casimir, ICCB, Galette des rois, Journée des métiers, buffets, moments de convivialité, divers projets de l’établissement)
  • Présentations de théâtre et des activités artistiques
  • Remises de diplômes
  • Sorties et voyages scolaires et périscolaires
  • Événements sportifs divers (tournois, marathons, rencontres sportives)
  • Activités périscolaires et centres de loisirs
  • Tournage « Emission télé du LIFV» dans le cadre de l’activité périscolaire

 

2-2 Données sur les parents d’élèves

 

Le Lycée collecte et peut utiliser les données personnelles des parents ou responsables légaux des élèves (tels que le nom, date de naissance, adresse email, téléphone, coordonnées bancaires) aux fins suivantes:

  • Communication avec les parents ou représentants légaux (au travers des enseignants, de la Direction de l’école ou de l’administration)
  • Besoins médicaux en cas d’urgence (ex : contact de la famille en cas d’accident ou de risque majeur)
  • Voyages scolaires (ex: organisation, logistique, besoins médicaux, besoins alimentaires, inscription)
  • Facturation et paiement (ex: facturation des frais d’écolage, solde de tout compte et historique de paiement, processus de paiement)
  • Permettre l’envoi de courriels aux parents ou représentants légaux à travers

des listes de diffusion par des représentants de parents d’élèves (Comité de Gestion, Conseil d’Établissement)

 

2-3 Données sur les employés

 

Le Lycée collecte et peut utiliser les données personnelles de ses employés et personnes candidates à des postes au LIFV (tels que le nom, date de naissance, adresse email, téléphone, coordonnées bancaires, diplômes, certificats de travail, casier judiciaire) aux fins suivantes (et cas similaires) :

  • Réception de candidatures (CV, lettre de motivation, avis, lettre de recommandation, casier judiciaire)
  • Embauche d’un employé (coordonnées, Numéro de sécurité sociale,

situation familiale, casier judiciaire …)

  • Exécution des contrats de travail (annuaire d’entreprise, données de badges, avenants contrats de travail, justificatifs (médicaux, de dépenses, …), bulletins de paie …)
  • Evaluation des personnels (évaluations annuelles, dossier disciplinaire, formations, dossier de carrière)
  • Départ (rupture conventionnelle, lettre de licenciement)

 

2-4 Données liées à la sécurité des sites

 

Le Lycée collecte et peut utiliser des données personnelles (tels que le nom, prénom, date de naissance, numéro de carte d’identité/passeport, adresse email) afin de garantir la sécurité des personnes sur les sites de Silo et de Antakalnio, dont les modalités sont :

  • L’accès aux sites par les élèves et les employés se fait au moyen de badges électroniques ou d’un contrôle visuel.
  • L’accès aux sites pour les parents d’élèves se fait au moyen de badges électroniques ou d’un contrôle visuel (site Silo) ou d’un contrôle visuel (site Antakalnio).
  • L’accès aux sites pour les personnes tierces se fait après un contrôle visuel (site de Silo et Antakalnio).
  • L’accès aux sites pour les sociétés de service pénétrant régulièrement sur les sites (restauration, maintenance etc.) se font sur la base d’un registre des personnes et des véhicules.
  • Les deux sites sont placés sous vidéosurveillance.

 

3-Le Consentement

 

3-1 Consentement parental

S’agissant des données relatives aux élèves, aux parents ou responsables légaux des élèves, c’est l’accord des responsables légaux qui prouve le consentement à la collecte et au traitement des données.

 

3-2 Consentement des responsables légaux

Les responsables légaux consentent explicitement à la collecte et au traitement des données par signature du contrat de scolarité (ce contrat est en cours de preparation).

 

4-Gestion et Protection des données

 

4-1 Sécurité des données

Le Lycée international français de Vilnius s’engage à :

  • Mettre en oeuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, notamment lorsque le traitement des données implique la transmission ou le stockage sur ou dans un réseau.
  • Notifier les personnes concernées en cas d’accès accidentel ou non autorisé à leurs données pouvant conduire à des dommages ou préjudices.

 

4-2 Droits d’accès, de modification, de restitution et d’effacement, de correction et de retrait

Les parents ont le droit de consulter les données personnelles qui les concernent ou concernent leurs enfants (sous réserve des exclusions listées ci-dessous) et de demander des modifications ou corrections de ces données. Les parents auront accès aux données détenues sur leurs enfants pendant leur scolarité au Lycée dans le cadre des limites précisées au sein de cette politique.

 

Grâce au module en ligne Eduka, les parents ont librement accès quand ils le souhaitent aux données personnelles que le Lycée détient sur eux ou sur leurs enfants. Une modification ou correction est toujours possible si nécessaire.

 

Le Lycée international français de Vilnius se réserve le droit de refuser l’accès à certaines données scolaires des élèves (liste non exhaustive):

  • Opinions conservées à des fins d’évaluation
  • Copies ou résultats d’examens
  • Références confidentielles écrites pour appuyer la candidature d’un étudiant auprès d’autres établissements d’enseignement ou organisations éducatives
  • Données ou documents qui fourniraient des données personnelles sur d’autres individus en violation de la présente politique ou du RGPD

 

4-3 Conservation et suppression des données

Le Lycée international français de Vilnius s’engage à fournir ses meilleurs efforts pour détruire ou anonymiser les documents contenant des données personnelles dès qu’il peut être considéré que :

  • L’objectif pour lequel la donnée avait été collectée ne nécessite plus la conservation de celle-ci.
  • La conservation de la donnée n’est plus nécessaire pour des raisons légales ou de gestion.

 

Plus précisément :

  • La durée de conservation des fichiers de vidéosurveillance est 2 semaines et celle des contrôle des accès de 2 mois.
  • La durée de conservation des fichiers de ressources humaines dépendent de la finalité, mais ne doivent pas excéder 5 ans à compter du départ du salarié.
  • La durée des données concernant les élèves et les responsables légaux sont définies dans l’instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale disponilble sur le bulletin officiel à l’adresse :

http://www.education.gouv.fr/bo/2005/24/MENA0501142J.htm

 

4-4 Partage des données avec des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises par le Lycée à des tiers, prestataires de service ou agents (tels que les agences de voyage, compagnies d’assurance) et des sociétés d’hébergement de données ou prestataires informatiques (gestion scolaire des élèves, gestion comptable). Les données personnelles peuvent également être transmises aux Ministères de l’Education Nationale Lituanien et Français, à la Municipalité de Vilnius.

 

Le Lycée international français de Vilnius partagera ces données uniquement afin d’obtenir les services nécessaires de ces tiers et non à des fins commerciales.

 

Le Lycée signe des contrats afin de s’assurer que les tiers utilisent les données uniquement dans le but de la prestation du service et prennent les précautions appropriées pour protéger les données.

 

Dans tous les cas, le Lycée s’assure que les conditions générales du service prévoient que :

  • Le Lycée demeure propriétaire des données.
  • Le prestataire de service n’est pas autorisé à utiliser les données confiées pour quelque autre but que celui de fournir le service demandé.
  • Le prestataire de service prend les précautions raisonnables pour assurer la sécurité des données.
  • Lorsque le Lycée mettra fin à sa relation avec le prestataire, toutes les données seront effacées et ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins.

 

5-Personnes responsables

 

5-1 Délégué à la Protection des Données

Le Délégué à la Protection des données (DPD) est chargé :

  • d’informer et de conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que ses employés;
  • de contrôler le respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données;
  • de conseiller l’organisme sur la réalisation, dans certains cas, d’une analyse d’impact (PIA) et d’en vérifier l’exécution;
  • de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.
  • D‘autres fonctions, etablis dans

 

C’est la personne à contacter pour toute question ou plainte en relation avec la protection des données.

 

Le DPD est M. Mael Pigache, informaticien, animateur.

Contact : ti@lifv.lt

 

5-2 Le responsable de traitement

Le responsable de traitement est celui qui décide et organise la mise en oeuvre des traitements de données personnelles. Il est responsable devant la loi de la conformité des traitements de données personnelles. C’est la personne à contacter pour toute demande d’accès, de modification, restitution et effacement de données.

 

Le responsable de traitement est Mme Sonata Šerpytienė, Directrice exécutive du LIFV.

 

Contact : responsable-traitement@lifv.lt

Responsable Traitement,

Lycée international français de Vilnius,

Šilo g. 13,

10317 Vilnius

 

mise à jour le 13/07/2018

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